Hosted VoIP: de 4 belangrijkste voordelen ten opzichte van ‘gewone’ VoIP

29 juli 2016

Hosted VoIP

Contact voor meer informatie

Contact voor meer informatie

Veel ondernemers oriënteren zich op de mogelijkheden van VoIP. Eén van de VoIP-varianten die steeds meer aan populariteit wint, is hosted VoIP. In dit artikel nemen we je graag even mee in de wereld van (hosted) VoIP, zodat je geïnformeerd een keuze kunt maken die past bij jouw bedrijfssituatie.

In het kort: wat is hosted VoIP?

Om hosted VoIP (ook wel shared hosted VoIP) te kunnen uitleggen, dienen we eerst even kort uit te leggen wat VoIP is. De afkorting staat voor Voice over IP en wil zeggen dat je internet gebruikt om spraak-pakketjes te transporteren. Spraak en data komen in VoIP dus eigenlijk samen.

3 Redenen om over te stappen van traditionele telefonie (ISDN/analoog) naar VoIP

  1. Meer functionaliteit
  2. Meer flexibiliteit
  3. Lagere kosten

Binnen VoIP hebben bedrijven de keuze om een centrale op eigen locatie in eigen beheer te kiezen of voor een hosted oplossing te gaan, waarbij hosted wil zeggen dat de centrale in het beheer is van de hosted VoIP provider. Als je voor hosted VoIP kiest, maak je niet alleen gebruik van hun centrale, maar verzorgen zij ook onderhoud, upgrades en back-ups.

4 voordelen van hosted VoIP tegenover een eigen VoIP centrale

Over het algemeen zijn er drie positieve punten die eruit springen als het om hosted VoIP gaat:

  1. Je hebt geen aanschafkosten. De centrales staan al bij je hosted VoIP provider, dus je krijgt niet te maken met eenmalige kosten voor een telefooncentrale. Je betaalt soms wel een klein bedrag voor het inrichten van jouw deel van de centrale.
  2. Je kunt locatieonafhankelijk werken, want hosted VoIP is een cloudoplossing. Ideaal als medewerkers wel eens vanaf een andere werkplek of vanuit huis aan de slag moeten.
  3. Je hebt altijd de juiste kennis ter beschikking, zonder dat je er iemand voor op moet leiden. Je provider kan altijd vragen beantwoorden en draagt volledige verantwoordelijkheid voor onderhoud, beheer en support.
  4. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt en kunt ook heel makkelijk schakelen tussen die functionaliteiten. Heb je bijvoorbeeld een aantal extra nummers of toestelaansluitingen nodig, dan kun je dit bij een hosted VoIP provider makkelijk opschalen.

Hosted VoIP of een eigen centrale?

Het maken van een keuze tussen hosted VoIP of een eigen VoIP centrale is niet altijd makkelijk. Het hangt namelijk van een aantal zaken af:

  • Het aantal medewerkers binnen je bedrijf
  • De functionaliteiten die je nodig hebt
  • Of je op dit moment al over VoIP beschikt
  • Jouw business in het algemeen

Zo wordt het kiezen voor een eigen VoIP centrale pas interessant als je een bedrijf hebt met meer dan 20 medewerkers. Doorgaans is het sowieso veiliger en voordeliger om voor een hosted VoIP oplossing te kiezen. Bedrijven kiezen -niet zelden op advies van hun IT-afdeling voor een eigen VoIP telefooncentrale. Drijfveren zijn niet zelden politiek gekleurd zoals lijfbehoud van de IT afdeling of interesse in een nieuw speeltje. Helaas eindigen dit soort interne VoIP projecten vaak in een teleurstelling; er wordt te makkelijk gedacht over inrichting van het systeem en met name security en beheer. VoIP projecten blijken uiteindelijk toch om een andere benadering te vragen dan traditionele IT projecten. Het betreft 2 verschillende specialismen binnen het vakgebied ICT.  Dit wordt vaak te laat onderkend. Schoenmaker houdt je bij je leest is hier het devies.

Verder wordt vaak beweerd dat bedrijven die om veel verschillende functionaliteiten vragen, meer gebaat zouden zijn bij een eigen VoIP centrale. Toch zijn er steeds meer hosted VoIP aanbieders met een uitgebreid functionaliteitenpakket, waardoor hosted VoIP niet meer meteen uitgesloten hoeft te worden. Dedicated hosted VoIP biedt zeker dezelfde functionaliteit als een eigen VoIP telefooncentrale.

Voor bedrijven die op dit moment al werken met een eigen VoIP centrale, is het niet per definitie interessant om over te stappen naar hosted VoIP. Ze hebben immers al geïnvesteerd in een eigen VoIP telefooncentrale. Voor hen duurt het dus langer om met hosted VoIP hun investering ‘terug te verdienen’ dan voor bedrijven die van traditionele telefonie naar hosted VoIP overstappen. Let wel; beheer en security kunnen evenals kwaliteitsissues goede redenen zijn om alsnog de overstap te maken naar een Hosted VoIP omgeving.

Voor bedrijven met een eigen VoIP centrale is het in ieder geval interessant om via een SIP trunk (VoIP telefoonlijnen)  te gaan bellen i.p.v.  de traditionele analoge en ISDN telefoonlijnen. Hiermee besparen ze direct op hun telefoonabonnementen en gesprekskosten.

Tot slot is je keuze sterk afhankelijk van het type bedrijf en de situaties waar je mee te maken krijgt. Voor bedrijven met veel flexwerkers of meerdere vestigingen door Nederland is hosted VoIP vaak de aantrekkelijkste optie, terwijl een bedrijf met 100 medewerkers op één locatie eerder voor een eigen centrale zal kiezen.

En dan is er nog dedicated hosted VoIP

Om het nog ingewikkelder te maken, kun je als bedrijf ook nog voor een derde oplossing kiezen: dedicated hosted voip. Het verschil met hosted VoIP is dat je een eigen telefooncentrale in het datacenter van de VoIP provider hebt en deze niet met andere bedrijven deelt (zoals bij de eerder besproken shared hosted VoIP wel het geval is). Hiermee beschik je over extra mogelijkheden en functionaliteit zoals bv CRM integratie. Dit is met name interessant voor bedrijven vanaf ca 10 medewerkers. Het maakt hierbij niet meer uit of je centraal op 1 locatie werkt of op meerdere locaties, zelfs in het buitenland. Voor kleinere bedrijven is dedicated VoIP doorgaans een te ‘zware’ oplossing.

Bij sommige bedrijven die dedicated VoIP leveren, dien je het onderhoud en de support zelf te regelen. Andere partijen, waaronder PrioNet, ontfermen zich naast de levering ook de hel keten inclusief service belverkeer en security.

Een aantal laatste tips

We hebben nog een aantal laatste, korte tips voor je om je te helpen met het maken van een keuze:

  • Bereken de terugverdientijd als je gaat vergelijken. Wat zijn je kosten en hoe lang duurt het voor het iets oplevert? Is dit een reële termijn?
  • VoIP geeft je de mogelijkheid om anders te gaan werken binnen je organisatie. Daarmee kun je geld besparen op je personele kosten.  Bovendien kun je met VoIP betere en snellere service bieden aan je klanten. Deze service opbrengsten zijn niet altijd direct becijferen, maar leveren wel degelijk financieel voordeel op.
  • Bij hosted VoIP liggen je kosten per maand dan wel vaak hoger, maar vergeet niet dat je op andere vlakken bespaart. Je hoeft je bijvoorbeeld niemand aan te stellen voor onderhoud en beheer omdat je hosted VoIP provider dit verzorgt.
  • Laat de besparing nooit ten koste gaan van kwaliteit en veiligheid! Onafhankelijk van of je kiest voor een hosted VoIP oplossing of eigen centrale, dien je altijd op deze twee factoren te letten om een zo stabiel en betrouwbaar mogelijke workflow te kunnen garanderen.

Het PrioNet team wenst je heel veel succes met je oriënteren naar VoIP oplossingen en helpt je uiteraard graag. Heb je nog vragen of wil je advies? Neem dan contact met ons op via info@prionet.nl of bel ons op 085-2733130.

 

Hosted VoIP of VoIP met een eigen centrale?

PrioNet, VoIP aanbieder

Wij bieden bedrijven in binnen- en buitenland meer telefonie voor minder geld. PrioNet leverde als een van de eersten in Nederland VoIP voor de zakelijke markt.

Meer over ons

Zakelijk internet met PrioNet

Hoogwaardige en betrouwbare breedband netwerken voor uw bedrijfs-internetverbinding. xDSL-, Glasvezel- en Satellietverbindingen. Informeer naar onze zakelijk internet mogelijkheden.

Zakelijk internet